Quy trình họp Hội đồng quản trị mới nhất

Quy trình họp Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần được tiến hành như thế nào? Khi họp Hội đồng quản trị cần phải lưu ý những vấn đề gì? Trong bài viết dưới đây, căn cứ theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, nội dung tư vấn doanh nghiệp như sau:

1. Những trường hợp bắt buộc phải họp Hội đồng quản trị

Theo quy định tại Điều 157 Luật Doanh nghiệp thì Hội đồng quản trị phải tiến hành họp trong các trường hợp sau:

• Họp để bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị đầu tiên trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó.
• Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý 1 lần hoặc có thể họp bất thường.
• Hội đồng quản trị tiến hành họp khi có đề nghị của: Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị; Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác; ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị.
• Các trường hợp khác do điều lệ công ty quy định.

2. Quy trình tiến hành họp Hội đồng quản trị

Theo quy định của Luật doanh nghiệp, cuộc họp của Hội đồng quản trị được tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1: Triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị Ban kiểm soát, thành viên độc lập Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng Giám đốc, hoặc của những người quản lý khác của công ty theo quy định của Luật doanh nghiệp.

Bước 2: Gửi thông báo mời họp

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

Bước 3: Tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị

Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Bước 4: Tiến hành biểu quyết và ra quyết định về các vấn đề trong cuộc họp

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

3. Biên bản họp Hội đồng quản trị

Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác và phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Thời gian, địa điểm họp;
• Mục đích, chương trình và nội dung họp;
• Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
• Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
• Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
• Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
• Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp khác theo quy định của Luật doanh nghiệp.