Xử lý hóa đơn khi thay đổi thông tin công ty

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi các thông tin trên hóa đơn về tên công ty, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ,… Vậy việc xử lý hóa đơn trong các trường hợp thay đổi thông tin công ty được thực hiện như thế nào? Trong bài viết này, Luật Hùng Thắng sẽ hướng dẫn bạn cách để xử lý hóa đơn khi có sự thay đổi thông tin về công ty trên hóa đơn.

1. Căn cứ pháp lý

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Thông tư 26/2015/TT-BTC;
• Thông tư 119/2014/TT-BTC.

2. Quy định về những thông tin trên hóa đơn

khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC và khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC) khi lập hóa đơn thì phải có những nội dung bắt buộc sau:

• Tên loại hóa đơn;
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
• Tên liên hóa đơn;
• Số thứ tự hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính số lượng; đơn hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày tháng năm lập hóa đơn
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn

Ngoài ra, trên hóa đơn có thể có các thông tin về số điện thoại, địa chỉ website, thư điện tử hoặc logo của công ty.

3. Cách xử lý hóa đơn khi có sự thay đổi thông tin công ty

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC thì doanh nghiệp phải thực hiện phát hành mẫu hóa đơn trước khi sử dụng. Do đó, nếu trong quá trình sử dụng hóa đơn mà doanh nghiệp có những thay đổi dẫn đến thay đổi mẫu hóa đơn thì theo quy định tại khoản 2 điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi thông tư 26/2015/TT-BTC) sẽ được xử lý như sau:

“Điều 9. Phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh

2.
Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.”

Như vậy, theo như quy định trên thì việc xử lý hóa đơn khi có sự thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn được chia thành các trường hợp sau:

- Trường hợp: Thay đổi tên, địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi về mã số thuế và cơ quan quản lý thuế trực tiếp

Đối với các doanh nghiệp đã phát hành hoá đơn nhưng chưa sử dụng hết và trên các hoá đơn đã in sẵn tên, địa chỉ công ty. Thì khi có sự thay đổi về tên, địa chỉ công ty nhưng không có sự thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu có nhu cầu sử dụng tiếp những hoá đơn chưa sử dụng hết:

• Doanh nghiệp thực hiện đóng dấu tên và địa chỉ mới bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ cũ trên hoá đơn để tiếp tục sử dụng.
• Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. (Theo mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
• Nếu không có nhu cầu sử dụng tiếp hoá đơn đã in sẵn thì doanh nghiệp tiến hành thủ tục huỷ hoá đơn theo quy trình, quy định đã ban hành.

-  Trường hợp: Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp

• Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. 
• Doanh nghiệp nộp tình hình sử dụng hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (Theo mẫu số 3.10 Phụ lục 3 kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thông báo điều chỉnh lại thông tin phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế chuyển đến (Thông báo phải nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng) và được sử dụng ngay hóa đơn.
• Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng tiếp hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết.
• Thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng;
• Thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế chuyển đi.
• Thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế chuyển đến.

Trên đây là quy định của pháp luật về cách xử lý hóa đơn khi có sự thay đổi về thông tin công ty trên hóa đơn. Nếu bạn còn bất cứ vướng mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ với công ty Luật Hùng Thắng để được tư vấn và hỗ trợ.

>>Xem thêm: Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh