Thủ tục hủy hóa đơn giấy đổi sang hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022. Trước thời điểm 01/07/2022 thì doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy muốn chuyển sang hóa đơn điện tử thì phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ.

1. Khi nào doanh nghiệp phải làm thủ tục hủy hóa đơn giấy?

Theo quy định tại Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

“Điều 59. Hiệu lực thi hành
Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.[...]
Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020...”

Theo như quy định trên thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2022. Trước thời điểm 01/07/2022 thì doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy, khi muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện việc hủy hóa đơn giấy.

2. Thủ tục hủy hóa đơn giấy 

Bước 1. Doanh nghiệp tự thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Trong doanh nghiệp sẽ tự tổ chức thành lập Hội đồng hủy hóa đơn giấy. Trong hội đồng hủy hóa đơn cần có đại diện lãnh đạo và đại diện của bộ phận kế toán tổ chức.

Bước 2. Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần phải hủy

Trong bước thành lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, cần ghi chi tiết một số nội dung như sau:

• Tên của hóa đơn;
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Ký hiệu của hóa đơn;
• Số lượng hóa đơn cần hủy (trong này ghi từ số hóa đơn bao nhiêu đến số bao nhiêu).

Bước 3. Lập biên bản hủy hóa đơn

Những thành viên nằm trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào trong biên bản hủy hóa đơn. Bên cạnh đó những thành viên này cũng cần chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hóa đơn này nếu như có sai sót.

Bước 4. Doanh nghiệp làm thông báo kết quả hủy hóa đơn

Trong mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông báo kết quả hủy hóa đơn cần có những nội dung: loại hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số lượng hóa đơn hủy từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu; lý do về việc hủy hóa đơn; ngày giờ hủy hóa đơn; phương pháp hủy hóa đơn…

Lưu ý:

• Số lượng: Có 2 bản, bao gồm một bản lưu lại trong công ty, một bản để gửi về cơ quan thuế.
• Nơi gửi: Cơ quan quản lý thuế trực tiếp
• Thời hạn để gửi thông báo kết quả: Thông báo chậm nhất không quá 5 ngày, kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

3. Hậu quả pháp lý khi không thực hiện hủy hóa đơn theo đúng quy định

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì:

“Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.”

Đối với những hành vi vi phạm về việc thông báo hủy hóa đơn, tùy vào từng mức độ cụ thể sẽ có những khung hình phạt khác nhau theo quy định của pháp luật.

Trên đây là những quy định của pháp luật về thủ tục hủy hóa đơn giấy để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bạn còn bất cứ vướng mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ với Luật Hùng Thắng để được tư vấn và hỗ trợ.