Các hình thức thông qua nghị quyết của Hội đồng cổ đông

Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông có tính quyết định rất lớn và ảnh hưởng đến hoạt động của công ty nên việc thông qua Nghị quyết của đại hội đồng cổ đông được Luật doanh nghiệp quy định rất chặt chẽ, đặc biệt là thông qua nghị quyết của đại hội đồng cổ đông bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Căn cứ pháp lý theo Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, nội dung tư vấn doanh nghiệp như sau:

1. Các hình thức thông qua nghị quyết của Hội đồng cổ đông

Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần là văn bản thể hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Các quyết định này được thông qua theo trình tự, thủ tục nhất định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 147 Luật doanh nghiệp thì có 2 hình thức thông qua nghị quyết của đại hội đồng cổ đông đó là:

“1. Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.”

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:

• Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
• Định hướng phát triển công ty;
• Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
• Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
• Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
• Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
• Tổ chức lại, giải thể công ty.

Như vậy, ngoài những trường hợp bắt buộc phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp như trên thì nghị quyết của đại hội đồng cổ đông có thể được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

2. Hình thức thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông bằng việc lấy ý kiến bằng văn bản

Trường hợp nghị quyết của đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản sẽ được thực hiện như sau:

• Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty, trừ trường hợp nghị quyết của đại hội đồng cổ đông bắt buộc phải thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp theo quy định tại khoản 2 Điều 147 Luật doanh nghiệp.
• Hội đồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn.

-  Phiếu lấy ý kiến biểu quyết của cổ đông phải bao gồm các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Mục đích lấy ý kiến;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức hoặc họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với đại diện của cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông;
• Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua;
• Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
• Thời hạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời;
• Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị;

-  Cổ đông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty bằng hình thức gửi thư, fax hoặc thư điện tử theo quy định sau đây:

• Trường hợp gửi thư, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu;
• Trường hợp gửi fax hoặc thư điện tử, phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu;
• Các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết;

Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến, giám sát của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty. Biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu.

Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Trên đây là quy định của Luật doanh nghiệp 2020 về hình thức thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông bằng việc lấy ý kiến bằng văn bản. Nếu bạn còn bất cứ vướng mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

>>Xem thêm: Điều kiện thông qua nghị quyết Đại hội đồng Cổ đông

                       Thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng Cổ đông