Mẫu Sổ đăng ký cổ đông và cách lập sổ cổ đông

Căn cứ pháp lý Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông được xem là một trong những tài liệu rất quan trọng, là tài liệu lưu giữ thông tin về việc sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty. Trong bài viết dưới đây, Luật Hùng Thắng sẽ giúp bạn hiểu thêm về cách lập sổ đăng ký cổ đông trong công ty cổ phần và mẫu sổ đăng ký cổ đông, nội dung tư vấn doanh nghiệp như sau:

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 122 Luật doanh nghiệp thì: “1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.”

Như vậy, ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải lập sổ đăng ký cổ đông. Mặc dù, sổ đăng ký cổ đông không phải là văn bản được cơ quan nhà nước cấp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, sổ đăng ký cổ đông có vai trò rất quan trọng trong nội bộ công ty cổ phần. Bởi đây không chỉ là văn bản lưu giữ các thông tin cơ bản của cổ đông công ty và số cổ phần các cổ đông nắm giữ mà còn thể hiện thông tin về tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.

Sổ cổ đông là văn bản nội bộ chính xác và kịp thời nhất để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.

2. Cách lập sổ đăng ký cổ đông trong công ty cổ phần

Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông. Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
• Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
• Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.

Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty. Khi chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu, các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông đó trong công ty; Khi chuyển nhượng cổ phần, công ty có trách nhiệm cập nhật, thay đổi sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.

3. Mẫu sổ đăng ký cổ đông

DOWNLOAD TẠI ĐÂY

Mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất

4. Mức phạt xử lý vi phạm hành chính khi không lập sổ đăng ký cổ đông

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 và điểm đ khoản 3 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP thì công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông có thể bị phạt tiền tối đa lên đến 15.000.000 đồng và bị buộc phải xác lập cũng như lưu giữ sổ đăng ký theo quy định.

Tham khảo thông tin liên quan:

- Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

- Thủ tục đăng ký thành lập công ty cổ phần

- Thu mua lại cổ phần trong công ty cổ phần