Quy định mới về con dấu công ty

Con dấu của công ty thường xuất hiện trên các giấy tờ, chứng từ giao dịch hoặc một số giấy tờ pháp lý khác. Con dấu của công ty có ý nghĩa rất quan trọng, vì vậy trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần phải nắm được những quy định của pháp luật về việc sử dụng và quản lý con dấu để tránh những rủi ro pháp lý khi con dấu bị hỏng, thất lạc hoặc giả mạo. Trong bài viết này, Công ty Luật Hùng Thắng sẽ cung cấp cho bạn quy định về con dấu công ty và những lưu ý khi quản lý và sử dụng con dấu công ty theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020.

1. Căn cứ pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2020;

- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về việc quản lý và sử dụng con dấu;

- Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp.

2. Nội dung tư vấn

Doanh nghiệp là pháp nhân được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật, con dấu của doanh nghiệp được xem là đại diện pháp lý của doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành thủ tục làm con dấu để đi vào hoạt động.

Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

So với Luật doanh nghiệp 2014 thì quy định về con dấu doanh nghiệp tại Luật doanh nghiệp 2020 có nhiều điểm mới hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu. Cụ thể:

- Về nội dung và hình thức của con dấu: Nếu như Luật doanh nghiệp 2014 quy định Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp; Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác) và mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước thì Luật doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định về nội dung con dấu, bỏ quy định về hình thức con dấu, giao toàn quyền cho doanh nghiệp trong việc quyết định về nội dung và hình thức của con dấu. 

- Về loại dấu doanh nghiệp: Bên cạnh con dấu được làm từ các cơ sở khắc dấu, Luật doanh nghiệp 2020 cũng ghi nhận thêm “dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”. Trong đó, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Đây được xem là một điểm mới và phù hợp với nhu cầu thực tiễn cũng như sự phát triển của thời đại công nghệ số hóa hiện nay.

- Về việc Thông báo mẫu dấu: Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai mẫu dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này, vì vậy từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.

- Về việc quản lý và sử dụng con dấu: Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Trong khi đó, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể hơn về việc quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

* Lưu ý về việc sử dụng con dấu đối với những doanh nghiệp thành lập trước thời điểm Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực (01/01/2021)

• Đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015:

Tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho Doanh nghiệp và không phải thực hiện Thông báo Mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp Doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì có thể chủ động liên hệ với cơ sở khắc dấu để làm dấu mới đồng thời phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Cơ quan Công an nơi đã cấp dấu theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về việc quản lý và sử dụng con dấu. Cơ quan Công an sẽ cấp Giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của Doanh nghiệp.

Trường hợp Doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì Doanh nghiệp được làm lại con dấu mới. Đồng thời Thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Cơ quan Công an nơi đã cấp dấu. 

• Đối với doanh nghiệp được thành lập sau ngày 01 tháng 07 năm 2015:

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu hoặc thay đổi số lượng, hình thức, màu sắc con dấu thì có thể chủ động liên hệ với cơ sở khắc dấu để thực hiện. Trước khi sử dụng con dấu mới, doanh nghiệp không cần phải Thông báo mẫu dấu mới và trả lại con dấu cũ cho Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của luật doanh nghiệp 2020.

Trên đây là những quy định mới của Luật doanh nghiệp 2020 về con dấu công ty, quản lý và sử dụng con dấu, nếu bạn còn vướng mắc liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ Luật Hùng Thắng để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể.

Có thể bạn cần biết

- Hướng dẫn thành lập công ty

- 11 gợi ý đặt tên doanh nghiệp khi thành lập công ty mới

- Tổ chức lại doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020

- Tư vấn thành lập công ty Cổ phần

- Tư vấn thủ tục thành lập công ty TNHH 1 thành viên 

- Tư vấn thành lập công ty hợp danh

- Tư vấn thành lập doanh nghiệp tư nhân 

- Thành lập chi nhánh công ty

- Thành lập văn phòng đại diện công ty

- Thành lập hộ kinh doanh cá thể

- Những điều cần lưu ý sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp

- Hướng dẫn thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh